Offerte afwijzen: zo doet u het netjes (en wanneer is het te vroeg?)

Een offerte afwijzen mag altijd, hoeft niet gemotiveerd en kost u niets, zolang u nog niet getekend of mondeling akkoord gegeven heeft. Een offerte is een aanbod; u bent pas gebonden als u het aanvaardt. De enige twee fouten die mensen maken: te laat afwijzen (na een “ja, doe maar” per app) en te vroeg afwijzen, op alleen het totaalbedrag.

Wanneer u niets meer hoeft te doen, en wanneer wel

• U heeft niet gereageerd. Dan hoeft u formeel niets. Een offerte met geldigheidstermijn vervalt vanzelf. Een kort berichtje is wel netjes, zeker als de leverancier langs is geweest.
• U heeft “ik denk erover na” gezegd. Nog steeds geen verplichting. Wijs af zodra u het weet, dan kan de leverancier zijn planning vrijgeven.
• U heeft “doe maar” gezegd, per mail, app of telefoon. Dan is er in beginsel een overeenkomst, ook zonder handtekening. Afwijzen is dan annuleren, en de leverancier kan gemaakte kosten claimen. Lees is een offerte bindend? voordat u iets stuurt.
• U heeft getekend. Zie offerte getekend, wat nu?. Bij een verkoop aan de deur of op afstand heeft u vaak 14 dagen bedenktijd; bij een offerte na een bezoek op uw verzoek meestal niet.

Controleer dit vóór u afwijst

De meeste afwijzingen gaan over de prijs. Dat is de zwakste reden, want het totaalbedrag zegt weinig zonder de inhoud ernaast.

1. Vergelijkt u wel hetzelfde? Een offerte van €18.000 met steiger, afvoer en garantie is vaak goedkoper dan een van €15.000 met drie stelposten. Wat aannemers weglaten staat zelden in het totaal.
2. Is de duurste misschien de meest complete? Kijk naar stelposten, meerwerkregeling, betalingsschema en garantie. Wie die vier op orde heeft, heeft de eindfactuur beter in de hand.
3. Is de prijs eigenlijk te hoog? Gevoel is geen maatstaf. Is mijn offerte te hoog? laat zien hoe u dat wél beoordeelt.
4. Wilt u eigenlijk onderhandelen in plaats van afwijzen? Dan is een afwijzing het verkeerde bericht. Onderhandelen over een offerte gaat zelden over het totaalbedrag, maar over scope en voorwaarden, en dat werkt beter dan “te duur”.

Twijfelt u nog? Laat de offerte dan eerst onafhankelijk controleren voordat u hem wegdoet. Het komt geregeld voor dat de afgewezen offerte achteraf de beste was.

Zo wijst u af: kort, duidelijk, zonder discussie

Drie zinnen zijn genoeg. Geen uitgebreide motivatie, geen vergelijking met de concurrent, geen deur op een kier als u die niet wilt.

Beste [naam],

Dank voor uw offerte van [datum] voor [omschrijving]. Wij hebben besloten de opdracht niet aan u te gunnen. Ik wil u bedanken voor uw tijd en de moeite die u in de offerte heeft gestoken.

Met vriendelijke groet, [naam]

Wilt u wél een reden geven? Houd het feitelijk en kort: “de prijs paste niet in ons budget” of “een andere partij kon eerder starten”. U bent niets verplicht, en een reden nodigt uit tot een tegenbod dat u vervolgens weer moet afwijzen.

Stuur het per mail of brief, niet alleen per telefoon. Dan heeft u een datum en een tekst, mocht er later discussie ontstaan over wat er is afgesproken.

Wat u niet hoeft te doen

• Uitleggen bij wie u wel bent gegaan. Dat is niet relevant en leidt tot een prijsdiscussie.
• Een “afwijskostenvergoeding” betalen. Offertes voor consumenten zijn in de regel gratis, tenzij vooraf uitdrukkelijk anders is afgesproken. Staat er in de kleine letters een vergoeding voor het uitbrengen van de offerte, dan is dat alleen geldig als u daar vóóraf mee heeft ingestemd.
• Reageren op druk. “Deze prijs geldt alleen vandaag” is een verkooptechniek. Een offerte die morgen niet meer geldt, was vandaag ook niet de beste.

Veelgestelde vragen

Kan ik een offerte afwijzen nadat ik mondeling akkoord heb gegeven? Een mondeling akkoord is in beginsel een overeenkomst. U kunt dan wel annuleren, maar de leverancier mag de kosten die hij inmiddels heeft gemaakt in rekening brengen, bijvoorbeeld besteld materiaal of gereserveerde uren. Doe het zo snel mogelijk en schriftelijk; hoe eerder, hoe kleiner de schade.

Moet ik een afgewezen offerte motiveren? Nee. Een offerte is een aanbod dat u vrij mag weigeren, zonder opgaaf van redenen. Een korte, beleefde afwijzing is netjes; een motivatie is een keuze.

Kan de leverancier kosten rekenen voor het uitbrengen van de offerte? Alleen als dat vooraf uitdrukkelijk is afgesproken, bijvoorbeeld bij een uitgebreid ontwerp of een inmeting op locatie. Een vergoeding die pas achteraf uit de algemene voorwaarden blijkt, hoeft u als consument niet te accepteren.

Wat als ik na de afwijzing toch met deze leverancier verder wil? Dat kan, maar de oorspronkelijke offerte is dan vervallen. Vraag een nieuwe of een bevestiging dat de oude nog geldt, inclusief prijs en planning. Reken er niet op dat de leverancier de plek in zijn agenda nog vrij heeft.

Is afwijzen verstandig als het de enige offerte is? Alleen als u zeker weet dat de inhoud niet klopt. Zonder tweede offerte heeft u geen vergelijking. Vraag er minimaal twee bij, of laat de enige offerte eerst controleren; dan weet u of uw twijfel terecht is.